Dicas para fazer a automação em postos de combustíveis

A automação em postos de combustíveis é algo que vem se tornando cada vez mais frequente.

Também não é para menos! A utilização de equipamentos tecnológicos nesse tipo de ambiente funciona como uma grande e valiosa aliada na hora de atrair mais clientes.

Além do mais, ajuda a reduzir os custos de operação e também a conhecer melhor os seus consumidores.

A automação de postos de combustível nada mais é do que um sistema que mecaniza e acelera todo e qualquer processo dentro do posto de combustível.

Estes processos são administrativos e costumam demandar muito tempo para serem feitos.

Um software faz isso de forma rápida e por vezes até automática, o que otimiza e muito toda a gestão.

Processos que geralmente eram feitos manualmente pelos funcionários da sua empresa, com a automação ficam muito mais ágeis.

O que torna o atendimento muito mais rápido e eficiente.

Manter o controle de uma empresa fica mais fácil através de sistema de automação de tarefas.

Antes disso, existia a possibilidade de acontecerem erros no desenvolvimento de atividades, causando o retrabalho.

O software resolve isso,e ajuda a diminuir despesas, dando a garantia de que tarefas agora são feitas de forma segura.

Além de melhorar o trabalho dos funcionários e também agradar os clientes.

Mas a pergunta é a seguinte: você sabe como fazer a automação no seu posto de combustível?

Confira a seguir as melhores dicas para você automatizar os postos de combustíveis da sua marca e passe a desenvolver um trabalho melhor para atrair cada vez mais consumidores para o seu negócio.

4 Dicas incríveis para automatizar seu posto de combustível com sucesso:

Entenda como o processo funciona

Uma das primeiras coisas que se deve fazer quando pensar em realizar a automação em postos de combustíveis da sua marca, é procurar entender como esse processo realmente funciona na prática.

Por isso, o ideal é que busque por informações a respeito do processo de automação em postos de combustíveis.

É importante que você faça essa pesquisa a partir de fontes realmente confiáveis.

Outra opção é conversar com alguém que já implementou este processo em seu negócio.

Verifique quais são as principais dificuldades e desafios.

Dessa forma você vai conseguir automatizar os seus postos da melhor forma possível.

Invista em equipamentos de qualidade e procedência

Outra dica super importante no qual você deve ficar atento é com relação aos equipamentos que serão utilizados nesse processo.

Alguns itens são indispensáveis na hora de automatizar o seu posto de combustível, tais como:

  • Concentrador Universal de Bombas: responsável por monitorar e gerenciar as bombas e dispensores de GNV, bem como armazenar as informações para disponibilizá-las ao software gerencial;
  • Módulo GSM: Possibilita o acesso da automação via interface GSM/GPRS;
  • Servidor de aplicação: Local onde roda o software de configuração do Concentrador Universal de Bombas;
  • Software para automação em postos de combustíveis.

Além destes equipamentos, existem uma série de outros que também são necessários para colocar o processo de automação em prática.

Mas o importante mesmo nesse caso é sempre procurar adquirir equipamentos de ponta para garantir uma qualidade maior na operação dos serviços dentro dos seus postos de combustíveis.

Conte com uma equipe especializada no assunto

Não adianta você contar apenas com equipamentos de alta tecnologia.

É necessário dispor de profissionais que saibam manipular estes equipamentos.

Por isso, antes mesmo de pensar em automação nos seus postos de combustíveis, procure montar uma equipe que seja especializada no assunto.

Promova treinamentos e capacite seus colaboradores para que a partir do momento em que a automação estiver ativa nos seus postos.

Esse tipo de atividade vai evitar que surjam dúvidas ou problemas envolvendo o mau uso dos equipamentos de automação em postos de combustíveis.

Estas foram as principais dicas para você fazer a automação em postos de combustíveis da sua marca.

Agora é só colocar tudo em prática e se informar mais sobre o assunto para garantir que o seu negócio evolua e se destaque frente a concorrência de mercado.

Para isso conte com a MG Automação! em parceira com a LBC Sistemas que conta com um software todo construído para facilitar seus processos e aumentar a lucratividade.

Perdas recorrentes geradas pela falta de controle do estoque

Você já se perguntou se todo o volume de combustível que você compra de fato é entregue? Já parou para entender o quanto de prejuízo essas perdas podem gerar? 

Em seu dia a dia, o gestor de um posto de combustível precisa lidar com diversos fatores tais como o custo da gasolina, do etanol, do diesel, os impostos, o salário dos funcionários, as normas e burocracias cada vez mais rígidas, entre outros.

Com tantas preocupações é difícil encontrar tempo para resolver outros inconvenientes que podem acontecer. Na verdade, alguns problemas parecem ser menos urgentes, mas no final do mês podem se tornar uma razão para uma queda do rendimento do posto, se não forem controlados de maneira adequada.

Você já se perguntou se todo o volume de combustível que você compra de fato é entregue? Já parou para entender o quanto de prejuízo essas perdas podem gerar? E se você pudesse ter essa informação de maneira organizada e prática na palma da sua mão?

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Primeiramente, devemos entender como funciona o método usual de “checagem” de estoque de um posto comum. Mede-se o nível de combustível momentos antes da descarga pela distribuidora e momentos depois de completa esta mesma descarga. Pela diferença de níveis temos o quanto foi entregue de combustível. Parece simples e eficiente, contudo nem tudo são flores, muito menos no cotidiano do posto.

Quando utilizamos a régua para medir volume partimos do princípio que o tanque está numa perfeita horizontal e desconsidera-se qualquer deformidade possível no tanque. Devemos entender também que com a régua não conseguimos, obviamente, fazer nenhum tipo de reconciliação do que entra e sai do seu estoque de combustível, muito menos calibrar para obter medições cada vez mais precisas.

O estudo a seguir é um exemplo real baseado em um posto (“Posto”) médio com um volume de venda mensal em torno de 200 m3 de combustível.

Isolamos 10 dias nos quais houve recebimento de combustível. Na coluna que vem escrito “Combustível Comprado” temos o recebimento contábil, isto é, aquilo que foi comprado pelo dono do posto. Na coluna “Combustível Recebido”, temos os valores, em litros, das descargas medidas pelo EZTech Vision – Medidor de Tanques.

Podemos comparar a confiabilidade das medidas com o que sai como abastecimento. A coluna “Vendas pela Bomba” mostra os valores em litros dos abastecimentos lidos diretamente das bombas do Posto, e na coluna “Variação do Estoque” o medidor volumétrico nos informa a variação de volume do estoque do posto, que na teoria, deveria ser igual a saída das bombas. Uma regra na “Diferença Percentual” traduz valores aceitáveis de diferenças. Abaixo de 0,5% temos a cor verde, maior que 0,5% e menor que 1,0% na cor amarela e maior que 1,0% na cor vermelha.

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Notamos que há disparidades nas diferenças percentuais e em litros da “Entrada” e “Saída” de combustível, ou seja, uma não conformidade que entendemos como como perda. Para trazer dados mais simplistas, temos abaixo um resumo desse mês nesse mesmo posto.

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Vemos que o posto comprou 175.000 litros de combustível, porém recebeu 172.410,70 litros, contabilizando uma diferença de 2.589,30 litros. Observa-se uma não conformidade no recebimento, que em números percentuais chega a quase 1,5% de perda de combustível no recebimento. Vamos colocar de uma forma mais impactante, digamos que se trata de um posto que venda basicamente gasolina custando R$ 4,40 (preço médio nacional), estamos falando de algo em torno de R$ 11.470,60, é de se assustar.

De fato, os números são alarmantes. É necessário nesse caso um controle detalhado e automático de informações de entrada e saída de combustível, ou pelo menos um dispositivo que te deixe a par de todas essas “perdas” de combustível.

Hoje, o mercado de automação de bombas e monitoramento de tanques oferece as mais variadas soluções, mas poucas oferecem uma solução completamente integrada que concilia leitura de tanques e automação de bomba e só a EZTech consegue juntar todo um Banco de Dados com o agregado de todas essas informações e disponibilizar na nuvem (EZCloud). Dessa forma é possível ter o controle de todas essas informações sem nem ter que parar o dia do gestor.

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Conheça o EZTech Vision – O EZTech Vision é a revolução em automação para o mercado, isso porque ele integra totalmente a comunicação das bombas, da medição de tanque e do monitoramento ambiental. Ele vem nas opções Wireless ou cabeado, integrado com as principais bombas, softwares de gestão e outros medidores de tanque do mercado. Sua tela touch screen também traz uma opção rápida de visualização das informações, trazendo relatórios de encerrantes e de estoque em tempo real.

Sonda EZTech – A Sonda EZTech é um instrumento feito de aço inoxidável com medições de alta precisão, alinhado com o mercado global deste segmento. A tecnologia de posição magnetoestrictiva informa os níveis de estoque e detecta a presença de água. Além disso, a sonda possui sensores que monitoram a temperatura do combustível em diferentes níveis, e está totalmente integrada ao EZTech Vision.

Sensor de Monitoramento Ambiental – O Sensor de Monitoramento Ambiental da EZTech destina-se a disparar alarmes no caso de qualquer tipo de vazamento. O Sensor pode ser instalado no sump da bomba, para alarmes de vazamento de combustível. Pode ser instalado no sump do tanque, para alarmes de “água no sump”. E também pode ser instalado no interstício do tanque, para detectar vazamento de hidrocarbonetos.

Relógio de ponto REP: Vantagens e desvantagens

O relógio de ponto é uma necessidade das empresas para otimizar a gestão de tempo. As soluções dessa atividade são vistas como uma ferramenta simples para coletar tempos de trabalho e controle.

O sistema de gerenciamento de tempo permite otimizar o planejamento de recursos humanos e a organização dos horários de trabalho, a fim de garantir a cada departamento uma combinação perfeita entre a força de trabalho, as habilidades de cada um e a carga de trabalho prevista.

Consequentemente, gerenciamento de tempo se torna sinônimo de planejamento, antecipação, reação, tempo real, participação e colaboração. É por isso que o sistema que gerencia o tempo de colaboração na empresa não se torna mais um mal necessário, mas facilitadores da gestão diária de um serviço e, geralmente, de Recursos Humanos.

Relógio de ponto REP: Vantagens e desvantagens

O REP se tornou uma ferramenta muito importante nos negócios. Seus detratores tendem a considerar uma ferramenta de monitoramento, que possibilita estabelecer uma visão clara do tempo de trabalho na empresa a partir de elementos indiscutíveis.

O REP tem muitas vantagens para todos os componentes da empresa, tanto para a gerência quanto para os funcionários. Mas apresenta alguns pontos negativos, em relação a desempenho e segurança.

Vantagens do Relógio de Ponto aos Líderes

Graças à evolução das tecnologias, os terminais se tornaram versáteis e prestam diversos serviços na empresa. O mesmo REP equipado com módulos ad hoc e com interface com o software correspondente ao processamento esperado pode intervir em campos tão variados quanto:

  • Construir segurança, incluindo o gerenciamento de controles de acesso, protegendo entradas e gerenciando movimentos nos vários espaços.
  • Gerenciamento de usuários, com controle de acesso de visitantes de clientes ou fornecedores, gerenciamento de estacionamento e gerenciamento de tempo.

A vantagem do REP para as várias partes interessadas na empresa, como a secretaria, chefes de departamento e administradores, está na capacidade dos terminais de registrar e disponibilizar informações exaustivas.

Um REP pode intervir para controlar um acesso ou apontar uma entrada em um edifício, para identificar, autenticar, autorizar ou proibir a frequência dos locais para os quais está programado.

As informações do relógio de ponto são divididas com os departamentos envolvidos, como o departamento de segurança, o pessoal e o departamento de recursos humanos.

Em todos os casos, a automação de processos, o registro de informações na fonte do evento, a ausência de intermediários para reentrada constituem para a empresa:

  • Economize tempo para acessar informações,
  • A certeza de usar informações confiáveis,
  • Maior eficiência no processamento de informações e na tomada de decisões.

O REP fornece indicadores importantes para o empreendedor. A partir dos dados registrados, a gerência pode analisar a produtividade dos departamentos e otimizar, em relação ao tempo gasto em determinadas tarefas, a alocação de recursos humanos de acordo com as previsões de atividades.

Vantagens do REP aos funcionários

A presença de um REP na empresa é uma vantagem para os funcionários. Esse tipo de dispositivo facilita o gerenciamento de agendas, especialmente para funcionários que trabalham com horário variável.

A exatidão e precisão dos dados tornam possível reivindicar os direitos de uma pessoa quando são feitas horas extras ou solicitar licença. O acesso a uma conta pessoal permite que o funcionário monitore sua operação e intervenha ou troque com a gerência em pontos específicos.

A função de controle de acesso desses terminais é uma garantia de segurança para o funcionário e para a preservação de sua ferramenta de trabalho.

Desvantagens do REP

As desvantagens estão na opção de REP manual, quando o processo se caracteriza pelas anotações em papeis e assinaturas que confirmam horários e datas somente à mão. Esse tipo de situação está sujeito à fraude.

Por isso, optar pelo REP que promove o controle de tempo digitalmente é essencial para evitar dores de cabeça e gastos injustos no fim do mês. É uma forma que protege empresa e empregador de quaisquer injustiças.

Como funciona um REP?

Tempo é dinheiro! Otimize o tempo de trabalho de seus funcionários com um relógio de ponto um REP “tudo em um”:

  • Rastreamento em tempo real dos horários de chegada e partida
  • Planejamento de ausências e feriados
  • Exportação de dados para sua secretaria social.

O princípio de funcionamento de um relógio de tempo de trabalho é simples: consiste em registrar em um terminal a chegada e a saída do funcionário da empresa.

Existem diferentes tipos de relógios para registrar o tempo gasto no local de trabalho: sistema eletromecânico ou eletrônico; a escolha é feita principalmente de acordo com o ambiente em que o REP será instalado, mas com o seu uso.

A declaração da hora de chegada e partida é feita usando um cartão personalizado equipado com um chip eletrônico ou uma tira magnética que é inserida no REP de trabalho posicionado na entrada do ‘companhia.

Dependendo das tecnologias de REP disponíveis, o cartão distribuído aos funcionários está com ou sem contato. Os relógios de ponto biométricos permitem que os funcionários interajam diretamente, posicionando o dedo no sensor presente na máquina.

O REP de controle digital pode ser usado para marcar um documento com data e hora e certificar o tempo gasto no local, bem como o tempo gasto na produção do documento de produção.

O sistema implantado na empresa pode ser acoplado a um sistema de controle de acesso que obriga o funcionário a repetir a operação cada vez que entra em um espaço confidencial ou seguro.

Nessa configuração, as informações coletadas dessa ferramenta são processadas por diferentes departamentos da empresa, como o serviço de segurança, por exemplo.

Processamento de Informações

Existem diferentes soluções de software para o processamento de informações no relógio de ponto das impressões digitais. Dependendo do tamanho e da configuração da sua empresa, o software de gerenciamento de tempo escolhido pode integrar funcionalidades mais ou menos avançadas.

É capaz de processar um grande volume de dados e gerenciar o histórico em diferentes períodos. A combinação de um REP de tempo de trabalho com um software de gerenciamento de tempo tem a vantagem de integrar os dados de presença do funcionário na empresa em tempo real e de gerenciar e monitorar todos os eventos que ocorreram.

Funcionalidades estendidas

O acesso a dados e painéis pode ser feito diretamente através de um navegador da web. Essa plataforma tecnológica facilita a implantação e permite que cada pessoa em questão acesse facilmente a interface que corresponde ao seu perfil.

A gerência tem acesso a painéis abrangentes, e os funcionários podem, graças a esse aplicativo, rastrear seu tempo de participação, solicitar sua licença ou descanso. As informações disponíveis são:

  • Os horários registrados de chegada e partida,
  • O tempo de presença no contexto de missões registradas,
  • Um relatório sobre as pontuações da semana,
  • Visualizando o contador de ausência,
  • A consulta do trabalho da semana.

Esse tipo de aplicativo promove o diálogo entre os vários participantes nos negócios belgas e permite que todos reajam às informações às quais têm acesso.

Impactos do Relógio de Ponto no Trabalho

Essa ferramenta, conectada ao sistema de informações da empresa e às ferramentas de gerenciamento de recursos humanos, permite adaptar efetivamente os tempos de presença dos funcionários aos ciclos de produção de bens e serviços.

O sistema de pontuação permite respeitar o tempo de trabalho legal definido nos acordos coletivos. Esses modernos sistemas de gerenciamento de cronograma de trabalho facilitam a integração de alterações nas regras de gerenciamento de pessoal e levam em consideração a organização dos cronogramas de trabalho de acordo com departamentos, funcionários e períodos.

Dependendo dos diferentes setores em que os cronometristas trabalham e dependendo da natureza dos dados que eles coletam e redistribuem, existem vários departamentos da empresa preocupados com sua exploração, pois traz benefícios transparentes a todos que fazem parte de uma empresa.